Thông thường, khi tiến hành kiểm toán phần hành chi phí, một trong những rủi ro kiểm toán mà chúng ta lo ngại nhất là sự xuất hiện của các chi phí “ảo” (fake). Đây là các chi phí không có thật (không phát sinh thực tế) nhưng vẫn được hạch toán trên khoản mục chi phí.
Ở bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn phát hiện các chi phí “ảo” một cách đơn giản bằng cách sử dụng công cụ tự động cũng như xem xét các ảnh hưởng có thể xảy ra từ các chi phí “ảo” này.
Chi phí ảo là gì?
Chi phí “ảo” hay “fake” là các chi phí không phát sinh trên thực tế nhưng được kế toán hạch toán bình thường trên sổ sách kế toán.
Nguyên nhân phát sinh các chi phí ảo thì có nhiều, chúng ta có thể điểm qua như sau:
- Doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản chi bất hợp pháp như: chi phí “đút lót”, chi phí “chạy chọt” các Dự án.. Thông thường, chẳng có doanh nghiệp nào hạch toán là chi phí trên sổ sách kế toán dưới tên “chi phí đút lót” hay “chi phí chạy dự án” cả vì đây là các hành vi phạm tội “hình sự”. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ “thay thế” khoản chi phí này thành một khoản chi phí có tên gọi “nhẹ nhàng” hơn như “chi phí tiếp khách”, “chi phí phát triển khách hàng”..
- Doanh nghiệp muốn giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Như ví dụ trên, nếu để là “chi phí đút lót” thì tất nhiên cơ quan thuế sẽ không đời nào chấp nhận là chi phí hợp lý hợp lệ nên mặc dù doanh nghiệp có bỏ ra một số tiền để chi thật nhưng vẫn phải chịu một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp trên số chi này vì vẫn bị coi là “lãi”, thông thường mức thuế suất hiện nay là 20%. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có thể “mua” một hóa đơn tiếp khách với chi phí khoảng 5% – 7% thì sẽ tiết kiệm được ở đây số tiền từ 13% – 15% tổng số chi phí phát sinh.
- Doanh nghiệp muốn xử lý khoản góp vốn “ảo” vào doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp muốn tăng vốn điều lệ lên 20 tỷ đồng để kinh doanh ngành nghề bất động sản chẳng hạn, nhưng chủ sở hữu không muốn góp thật số này thì có thể hạch toán lòng vòng để tăng số vốn “ảo” lên 20 tỷ, đồng nghĩa với việc tăng một tài sản “ảo”, ví dụ tạm ứng, phải thu khác. Sau này, không thể treo mãi tài sản “ảo” vì “lộ” quá, doanh nghiệp sẽ phải kiếm các khoản chi phí “ảo” để hạch toán giảm dần số tài sản “ảo” này.
Để đưa một khoản chi phí “ảo” vào sổ sách kế toán sẽ có nhiều cách, ví dụ như: chi phí nhân viên ảo (mượn chứng minh thư người quen đưa vào danh sách nhân viên), chi phí thông qua các công ty cảnh ngoại (offshore) đặt tại các thiên đường thuế như BVI, Cayman..
Và một trong những cách phổ biến và đơn giản nhất thường được các công ty Việt Nam áp dụng là: “mua hóa đơn”.
Ai là người bán hóa đơn?
Thông thường, khi một doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ, họ sẽ xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) cho bên mua. Bên mua sẽ sử dụng Hóa đơn này cùng các chứng từ khác như Hợp đồng, Thanh lý hay Đề nghị thanh toán để làm chứng từ cho khoản chi ra này.
Bên bán lúc này sẽ phải nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế GTGT. Bên mua tương ứng sẽ được tính vào chi phí để trừ khi nộp thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT.
Vì vậy, nếu bạn không mua hàng hóa từ người bán thật mà chỉ muốn lấy Hóa đơn, về mặt lý thuyết, người bán sẽ vẫn phải chịu toàn bộ thuế TNDN và thuế GTGT. Do đó, bạn sẽ phải bỏ ra một số chi phí ít nhất bằng toàn bộ số thuế TNDN và số thuế GTGT cho người bán thì người ta mới có cơ sở để bán cho bạn, chưa kể còn phát sinh các rủi ro hay chi phí khác như chi phí chuyển tiền/rút tiền, chi phí hành chính v.v..
Như vậy, trường hợp trên chỉ áp dụng đối với việc xử lý các khoản chi phí “bất hợp pháp” như ví dụ ở đầu bài viết vì đây đơn giản chỉ là thủ thuật giống như “rửa tiền”, gọi chính xác hơn là “rửa chi phí”.
Còn đối với việc giảm thuế TNDN phải nộp, việc thanh toán đủ thuế TNDN và thuế GTGT thì cách trên là vô ích.
Tuy nhiên, trên thị trường luôn tồn tại “một nguồn cung hóa đơn” với chi phí “rẻ hơn” thuế suất thật. Ví dụ, bạn muốn mua 1 hóa đơn GTGT với số tiền là 110 triệu đồng (trong đó có 10 triệu thuế GTGT), thay vì theo lý thuyết bạn phải trả 20 triệu tiền thuế TNDN và 10 triệu thuế GTGT, người bán lúc này có khi chỉ lấy 15% hoặc 16% (tức là bạn chỉ phải trả 5 triệu tiền thuế TNDN và 10 triệu thuế GTGT). Thậm chí, có người bán lấy chỉ 7% – 8% tức là thấp hơn cả số thuế GTGT phải nộp.
Tại sao người bán có thể bán hóa đơn GTGT với thuế suất rẻ hơn thuế suất lẽ ra họ phải nộp? Một số trường hợp có thể dẫn tới việc trên như sau:
- Doanh nghiệp bán đang có khoản lỗ lớn. Vì vậy, việc xuất thêm Hóa đơn GTGT cũng không làm tăng số thuế TNDN phải nộp. Vì vậy, họ chỉ cần lấy đủ số thuế GTGT 10% và cộng thêm vài phần trăm là đủ “chia nhau” số này.
- Một số doanh nghiệp bán hàng cho các đại lý lẻ, họ nhất quyết không lấy hóa đơn. Ví dụ bạn bán mấy đồ văn phòng phẩm cho mấy đại lý ngoài đường, đáng nhẽ bạn bán cho họ 100 triệu tiền hàng cộng 10 triệu tiền thuế GTGT. Nhưng các đại lý này theo thông lệ họ không lấy hóa đơn và chỉ trả 100 triệu tiền hàng. Bạn không bán sẽ có nhiều nhà cung cấp khác bán cho họ. Vì vậy, để bán được hàng, bạn đành phải bán với giá 100 triệu và không xuất hóa đơn. Sau một thời gian, số hàng tồn kho “ảo” của bạn sẽ tăng lên và dễ bị phát hiện (đặc biệt chuẩn bị thanh tra thuế). Trong trường hợp này, nếu có người “mua”, người bán sẽ “bán” ngay số hàng tồn “ảo” này thông qua việc xuất hóa đơn GTGT. Lúc này, người bán chỉ thu vài phần trăm thuế, thậm chí thấp hơn cả thuế suất thuế GTGT 10% là vì vậy. Vớt vát được đồng nào hay đồng ấy.
- Một số doanh nghiệp “ma” được lập ra chỉ nhằm mục tiêu “bán hóa đơn”. Các doanh nghiệp này thông thường do một số đối tượng thuê những người kém hiểu biết làm “giám đốc” để thành lập. Các doanh nghiệp này không hoạt động kinh doanh gì cả, chỉ nhằm mục tiêu xuất hóa đơn GTGT để bán. Mặc dù về mặt lý thuyết, khi doanh nghiệp “ma” xuất hóa đơn họ sẽ phải nộp đầy đủ thuế TNDN và số thuế GTGT cho Nhà nước. Tuy nhiên, nếu vậy thì các đối tượng lập doanh nghiệp “ma” có mà “ăn cám”. Vì vậy, hoạt động một thời gian, các doanh nghiệp này sẽ “bốc hơi” và “quịt” luôn số tiền thuế phải nộp cho Nhà nước. Các đối tượng này được gọi chung là “doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh” hoặc gọi ngắn gọn là “doanh nghiệp bỏ trốn”.
Trong các trường hợp ở trên, các doanh nghiệp “ma” bỏ trốn là trường hợp bị cơ quan thuế và cơ quan công an đưa vào tầm ngắm nhiều nhất và những doanh nghiệp mua hóa đơn GTGT từ các doanh nghiệp “ma” sẽ gặp rủi ro cực lớn do liên quan đến khoản thuế “thất thu” từ các đối tượng này.
Cơ quan thuế khi xuống kiểm tra bất kỳ doanh nghiệp nào đều cực kỳ lưu ý đến việc kiểm tra các hóa đơn GTGT phát sinh của doanh nghiệp có thuộc đối tượng “bỏ trốn” hay không để cố gắng “truy thu” khoản thuế này.
Vì vậy, các Kiểm toán viên chúng ta khi tiến hành kiểm toán tại các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng “thủ thuật” kiểm tra hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn để phát hiện các chi phí “ảo” này.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn
Bước 1 – Thu thập Bảng kê Hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào
Khi tiến hành kiểm toán tại khách hàng, để có thể kiểm tra hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn, chúng ta cần xin khách hàng Bảng kê Hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào. Bảng kê này sẽ do khách hàng xuất từ phần mềm ra trong đó quan trọng nhất là các chỉ tiêu về Mã số thuế, mặt hàng, số tiền và số thuế.
Ngoài việc kiểm tra chi phí “ảo”, chúng ta cũng có thể sử dụng thủ tục kiểm toán này để kiểm toán luôn phần hành thuế GTGT. Vì vậy, các bạn cần xin Bảng kê Hóa đơn GTGT bắt đầu từ giai đoạn chưa bị thanh tra thuế cho đến hết kỳ hiện tại. Ví dụ, bạn kiểm toán khách hàng cho năm 2018. Năm gần nhất khách hàng bị thanh tra thuế là năm 2015. Bạn sẽ xin Bảng kê Hóa đơn GTGT cho kỳ từ năm 2016 đến hết năm 2018.
Một nguyên nhân nữa bạn cần xin cả các kỳ trước là vì đối với các doanh nghiệp ma chuyên bán hóa đơn, nó sẽ tồn tại một thời gian trước khi đóng cửa (có thể là 1 hoặc 2 năm). Vì vậy, các Hóa đơn gần nhất khi các đối tượng “chưa thèm bỏ trốn” sẽ không phát hiện được qua thủ tục này (mà bạn sẽ chỉ phát hiện được ở các năm sau).
Bước 2 – Sử dụng công cụ Tra cứu Hóa đơn Doanh nghiệp bỏ trốn
Để xem xét các Hóa đơn trong Bảng kê Hóa đơn có nằm trong danh sách Doanh nghiệp bỏ trốn hay không, chúng ta sẽ sử dụng công cụ Tra cứu Hóa đơn Doanh nghiệp bỏ trốn tại địa chỉ:
https://tracuuhoadon.kreston.vn
Công cụ này cho phép kiểm tra hàng nghìn hóa đơn GTGT một lần với cơ sở dữ liệu được cập nhật thường xuyên nên phù hợp cho việc kiểm tra số lượng lớn Hóa đơn từ Bảng kê.
Công cụ này cho phép tra cứu không cần đăng ký thành viên, tuy nhiên số lượng hạn chế (500 hóa đơn mỗi lần) nên các bạn nên đăng ký thành viên (miễn phí) để tra cứu được 10.000 hóa đơn mỗi lần.
Sau khi đăng ký thành viên thành công, các bạn download File mẫu Template về máy tính và copy các cột dữ liệu từ Bảng kê Hóa đơn tương ứng vào.
Sau khi làm xong, bạn chỉ cần upload file đã điền thông tin lên để phần mềm kiểm tra. Ở ví dụ này, tôi upload Bảng kê Hóa đơn của khách hàng hoạt động sản xuất quy mô nhỏ.
Như vậy, đối với khách hàng này, tôi thực hiện kiểm tra 1753 hóa đơn đầu vào và phát hiện ra 35 hóa đơn có vấn đề với tổng số chi phí khoảng 769 triệu đồng.
Phân tích kỹ hơn, các chi phí nằm chủ yếu ở cước vận chuyển hàng hóa tại 3 nhà cung cấp. Như vậy, các chi phí vận chuyển nhiều khả năng có “vấn đề”.
Rủi ro kiểm toán khi phát hiện ra Hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn
Sau khi thực hiện bước kiểm tra Hóa đơn bỏ trốn như trên, nếu phát hiện ra có trường hợp Hóa đơn bỏ trốn thì chúng ta cần đánh giá ảnh hưởng đến rủi ro kiểm toán.
Việc đánh giá này tùy thuộc vào xét đoán của kiểm toán viên, tùy thuộc vào mức độ và số lượng Hóa đơn bỏ trốn phát hiện ra.
Một số rủi ro kiểm toán gợi ý khi bạn phát hiện ra Hóa đơn bỏ trốn như sau:
Về mặt định lượng, khi phát sinh Hóa đơn bỏ trốn thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế GTGT sẽ không được khấu trừ (thông thường là 10%), số chi phí không được khấu trừ (thông thường là 20%), chưa kể số tiền chậm nộp phạt. Với ví dụ trên, nếu tổng số Hóa đơn bỏ trốn có số tiền khoảng 769 triệu thì số thuế GTGT bị loại sẽ khoảng 77 triệu, số thuế TNDN sẽ khoảng 154 triệu, cộng lên cũng là một số tương đối.
Tuy nhiên, xét trên khía cạnh định lượng thì chỉ là số tiền thuế cụ thể nhưng về mặt định tính sẽ có thể có ảnh hưởng lớn hơn nhiều mà bạn cần phải xem xét như:
- Nếu số lượng Hóa đơn bỏ trốn nhiều, hoàn toàn có thể phát sinh rủi ro kiểm toán là bạn đang kiểm toán một khách hàng sử dụng “2 sổ kế toán”. Đây là rủi ro cực kỳ lớn đối với kiểm toán viên mà thông thường sẽ dẫn đến ý kiến “từ chối đưa ra ý kiến”. Chúng ta sẽ có bài chi tiết hơn liên quan đến rủi ro kiểm toán đối với trường hợp “2 sổ kế toán”.
- Bạn cần xem các khoản chi phí tương tự mặc dù không bị phát hiện nhưng hoàn toàn cũng có rủi ro tương tự. Như ví dụ của tôi ở trên, rất nhiều Hóa đơn bỏ trốn thuộc khoản chi phí vận chuyển sẽ làm phát sinh rủi ro các khoản chi phí vận chuyển khác thậm chí cũng có khả năng là “ảo”. Nếu khoản chi phí thuộc loại này chiếm tỷ trọng lớn trong các chi phí của doanh nghiệp thì rủi ro kiểm toán bạn đang gặp là rất lớn, thậm chí nhiều trường hợp dẫn đến ý kiến “từ chối đưa ra ý kiến” như trên.
- Trong tất cả các trường hợp trên, rõ ràng Hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là có vấn đề hoặc thậm chí “gian lận mang tính hệ thống” và ảnh hưởng nhiều đến rủi ro phát hiện (Detection risk) của kiểm toán viên.
Kết luận
Như vậy, với một thủ tục đơn giản như đã trình bày bằng cách sử dụng công cụ tự động, chúng ta có thể phát hiện nhanh chóng các chi phí “ảo” và đánh giá được rủi ro kiểm toán từ kết quả trên.
Mặc dù việc kiểm toán phần hành chi phí thường được phân công cho các trợ lý kiểm toán mới vào nghề (dưới 1 năm) hoặc thậm chí cả sinh viên thực tập, nhưng với thủ tục trên, tin tôi đi, bạn hoàn toàn có thể “lấy số” với khách hàng vì bạn phát hiện ra các vấn đề như cán bộ thuế luôn. Kể cả trường hợp số lượng hóa đơn bỏ trốn phát hiện ít thì bạn vẫn có thể đưa vấn đề lên Thư quản lý/Biên bản họp và được khách hàng đánh giá rất cao (trong khi công sức bạn bỏ ra không nhiều).
Thủ tục này tất nhiên không chỉ phát hiện mỗi chi phí “ảo” mà bạn có thể phát hiện hàng tồn kho “ảo”, tài sản “ảo” cũng như thuế GTGT đầu vào “ảo” luôn.
Hy vọng, bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc kiểm toán sắp tới của mình. Nếu có đóng góp hoặc thắc mắc gì, bạn có thể để lại bình luận ở dưới nhé.
Hẹn gặp lại các bạn ở các bài viết hướng dẫn về kiểm toán khác. Chào thân ái và quyết thắng./..
1 comment
hữu ích quá
Comments are closed.